KSeF po 3 miesiącach. Co naprawdę zmieniło się w pracy biur rachunkowych?
KSeF w biurze rachunkowym stał się codziennością. Minęły już trzy miesiące od momentu wdrożenia obowiązkowego systemu e-Faktur, dlatego można już ocenić, jak wpłynął on na codzienną pracę księgowych i właścicieli biur rachunkowych.
Pierwsze tygodnie były czasem wdrożeń, szkoleń i dostosowywania procesów. Dziś emocje opadły, a biura mogą spojrzeć na KSeF z perspektywy praktycznych doświadczeń.
Co ciekawe, największe wyzwania nie dotyczą już samego wystawiania czy odbierania faktur. Większość organizacji poradziła sobie z tym stosunkowo szybko.
Prawdziwe zmiany zaszły w sposobie organizacji pracy, obiegu dokumentów oraz współpracy pomiędzy klientem a biurem rachunkowym.
Jak KSeF w biurze rachunkowym zmienił obieg dokumentów?
Wielu przedsiębiorców zakładało, że KSeF całkowicie uporządkuje obieg dokumentów.
W praktyce okazało się, że faktury to tylko część procesu.
Biura rachunkowe nadal otrzymują:
- wyciągi bankowe,
- raporty kasowe,
- umowy,
- dokumenty zagraniczne,
- potwierdzenia płatności,
- dodatkowe załączniki.
KSeF uporządkował jeden z elementów obiegu dokumentów, ale nie wyeliminował potrzeby sprawnego zarządzania informacją.
Dlatego coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania wspierające elektroniczny obieg dokumentów i automatyzację procesów.
KSeF obnażył słabe punkty wielu procesów
Przed wdrożeniem KSeF wiele biur funkcjonowało według zasad wypracowanych przez lata.
Klienci wiedzieli, kiedy wysłać dokumenty, księgowi wiedzieli, gdzie ich szukać, a wiele procesów działało dzięki doświadczeniu pracowników.
Po wdrożeniu KSeF szybko okazało się, że część tych rozwiązań wymaga uporządkowania.
Pojawiły się pytania:
- kto odpowiada za pobieranie dokumentów,
- jak kontrolować kompletność danych,
- jak szybko identyfikować brakujące dokumenty,
- jak ograniczyć liczbę ręcznych operacji.
Biura, które miały wcześniej uporządkowane procedury, znacznie łatwiej przeszły przez ten okres zmian.
Więcej danych nie zawsze oznacza mniej pracy
Jednym z najczęściej powtarzanych argumentów było przekonanie, że KSeF zmniejszy ilość pracy wykonywanej przez księgowych.
Po kilku miesiącach widać jednak, że dostęp do większej ilości danych nie zawsze oznacza mniej obowiązków.
Wręcz przeciwnie.
Klienci oczekują szybszej obsługi, bieżących informacji i natychmiastowego dostępu do danych.
To sprawia, że rośnie znaczenie automatyzacji procesów oraz integracji systemów księgowych z rozwiązaniami wspierającymi codzienną pracę biura.
Automatyzacja przestała być dodatkiem
Jeszcze kilka lat temu automatyzacja była traktowana jako dodatkowe usprawnienie.
Dziś staje się jednym z kluczowych elementów efektywnego prowadzenia biura rachunkowego.
Systemy OCR, elektroniczny obieg dokumentów, automaty księgowe czy integracje pomiędzy rozwiązaniami takimi jak Wapro Fakir i narzędziami do zarządzania dokumentami pozwalają ograniczyć czas poświęcany na powtarzalne czynności.
Biura, które już wcześniej inwestowały w automatyzację, znacznie łatwiej dostosowały się do zmian związanych z KSeF.
Właściciele biur rachunkowych zaczęli inaczej patrzeć na rozwój
Przez wiele lat naturalnym sposobem zwiększania możliwości biura było zatrudnianie kolejnych pracowników.
Obecnie coraz więcej właścicieli dostrzega, że dalszy rozwój wymaga przede wszystkim optymalizacji procesów.
Rosnąca liczba klientów, nowe obowiązki oraz większa ilość danych powodują, że efektywność pracy staje się równie ważna jak kompetencje zespołu.
To właśnie dlatego coraz więcej biur analizuje swoje procesy i poszukuje rozwiązań pozwalających ograniczyć pracę ręczną.
KSeF to początek zmian, a nie ich koniec
Po trzech miesiącach można już stwierdzić, że KSeF nie jest jedynie kolejnym obowiązkiem wynikającym z przepisów.
Dla wielu biur rachunkowych stał się impulsem do uporządkowania procesów, wdrożenia automatyzacji oraz lepszego wykorzystania możliwości systemów księgowych.
Najbliższe miesiące pokażą, które organizacje potraktowały KSeF wyłącznie jako wymóg formalny, a które wykorzystały go jako szansę na zwiększenie efektywności pracy i dalszy rozwój.
Jeżeli zastanawiasz się, jak usprawnić procesy w swoim biurze rachunkowym lub lepiej wykorzystać możliwości systemów Wapro, skontaktuj się z zespołem Biznessoft. Chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem i pomożemy znaleźć rozwiązania dopasowane do specyfiki Twojej organizacji.
