Moduł rozliczania operatorów płatności służy do półautomatycznego rozliczania transakcji płatności elektronicznych oraz płatności za pobraniem w programie WAPRO FAKIR. Moduł wymaga do działania zestawienia dokonanych rozliczeń, dostarczanego przez operatora płatności (np. PayU, kurier, itp.) w postaci pliku z danymi. Plik zawiera wszystkie transakcje (płatności) przyjęte przez operatora od klientów firmy w powiązaniu z konkretnym przelewem od operatora na konto firmy. Operator płatności zazwyczaj dokonuje przelewu zbiorczego za wiele transakcji, co wymusza na dziale księgowości bardzo pracochłonną operację ręcznego rozliczenia takiego przelewu. Operacja polega na odpowiednim rozksięgowaniu kwoty przelewu na poszczególne konta analityczne klientów którzy dokonali zapłaty oraz rozliczenie tych transakcji, zgodnie z dostarczonym przez operatora zestawieniem.
Oferowany moduł na podstawie danych z pliku od operatora płatności przygotuje za nas takie rozliczenie oraz pozwoli wykonać księgowemu wszystkie wymagane operacje w ciągu kilku minut. Działanie modułu podzielone jest na dwa etapy.
- Przygotowanie rozliczenia
Na zlecenie użytkownika moduł importuje wskazany plik z zestawieniem transakcji od operatora, a następnie dokonuje próby powiązania zbiorczego przelewu od operatora z poszczególnymi należnościami od klientów (faktury sprzedaży). Powiązanie następuje zazwyczaj na podstawie numerów faktur lub innych identyfikatorów transakcji zawartych w pliku źródłowym. W przypadku każdego operatora płatności algorytm wiązania może być nieco inny w zależności od danych zawartych w pliku.
Efektem tej operacji jest raport z propozycją rozliczenia wskazanych transakcji, do weryfikacji przez użytkownika. W raporcie widoczny jest z jednej strony zbiorczy przelew operatora (data i numer wyciągu oraz kwota), a z drugiej strony lista powiązanych należności klientów (data i numer faktury, kwota brutto i termin płatności). Raport umożliwia użytkownikowi dostosowanie układu do indywidualnych potrzeb, swobodne filtrowanie oraz grupowanie i drążenie danych (forma interaktywnej tabeli przestawnej Excel – rysunek ekranu poniżej).
2. Rozliczenie przelewu od operatora
W kolejnym etapie następuje rozliczenie transakcji. W kolejnym raporcie Excel użytkownik wskazuje przelew, który zamierza rozliczyć. Tabela poniżej prezentuje listę należności (faktur sprzedaży – data i numer, wartość brutto) powiązanych do rozliczenia w punkcie I. Raport informuje też o aktualnym stanie rozliczenia i saldzie każdej należności. Rozliczenie będzie dotyczyć kwoty salda, pozostałej do zapłaty. Dodatkowo użytkownik może wskazać faktury, które mają zostać wykluczone z aktualnego rozliczenia. Na koniec uruchamia funkcję „Rozlicz wskazany przelew” (rysunek ekranu poniżej).
W tym momencie w programie WAPRO FAKIR zostaje utworzony nowy dokument PK, który dokonuje odpowiednie przeksięgowania oraz automatycznie rozlicza wskazane rozrachunki na koncie operatora (przelew) oraz powiązanych faktur na kontach klientów.
W przypadku błędu lub konieczności wycofania operacji rozliczania wystarczy wykasować utworzony dokument PK w programie FAKIR. Stan rozrachunków wraca do stanu z przed operacji. W tym momencie można powtórzyć operację rozliczania tego samego przelewu od operatora płatności.
Moduł przechowuje w bazie danych pełną historię przeprowadzanych rozliczeń i umożliwia ich przeglądanie w powyższym raporcie. Opcjonalnie oznacza też powiązane ze sobą rozrachunki kodem transakcji, co umożliwia szybkie filtrowanie wszystkich powiązanych z transakcją rozrachunków w programie WAPRO FAKIR.
Korzyści:
- Automatyczne rozksięgowanie transakcji od operatora płatności
- Grupowe rozliczenie rozrachunków
- Skrócenie czasu potrzebnego na wykonanie czynności
- Minimalizacja popełnienia błędu
- Odciążenie działu księgowości
Wymagania:
- Program Wapro Fakir w aktualnej wersji
- Pakiet Microsoft Office zawierający Excel w wersji co najmniej 2007