Od 1 lutego 2026 roku wszystkie duże przedsiębiorstwa będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026, obowiązek obejmie również małe i średnie firmy oraz mikro przedsiębiorców. Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu jest już przesądzona – każdy podatnik VAT będzie musiał wprowadzać faktury do systemu KSeF i przesyłać je w formie ustrukturyzowanej.
Dla przedsiębiorców i biur rachunkowych oznacza to konieczność dostosowania procesów, procedur i oprogramowania do nowego sposobu obsługi faktur. Jednocześnie KSeF daje szansę na automatyzację, standaryzację dokumentów i uproszczenie codziennej pracy.
Czym jest KSeF?
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, w którym faktury ustrukturyzowane są wystawiane, przesyłane i archiwizowane. Dokumenty mają jednolity format XML i trafiają do państwowej bazy, zamiast funkcjonować w formie PDF czy papieru.
Korzyści KSeF:
- jednolity standard faktur dla wszystkich przedsiębiorców,
- automatyczne archiwizowanie dokumentów,
- szybszy obieg informacji i mniejsze ryzyko błędów.
Wyzwania KSeF:
- zależność od działania systemu państwowego,
- konieczność integracji programów finansowo-księgowych,
- zmiana przyzwyczajeń w organizacji pracy.
Co to oznacza dla MŚP i biur rachunkowych?
Dla małych i średnich firm przejście na KSeF oznacza, że każda faktura sprzedaży wprowadzona przez przedsiębiorcę lub pracownika w systemie sprzedażowo-magazynowym poza trafieniem do systemu finansowo-księgowego musi trafić do KSeF, aby została uznana za wystawioną.
Biura rachunkowe również muszą zmienić swoje procedury – nie będą już przepisywać danych z faktur papierowych czy PDF-ów, lecz pobierać dokumenty bezpośrednio z systemu KSeF.
W praktyce oznacza to:
- wprowadzenie nowych procedur (przydzielanie uprawnień do KSeF),
- przeszkolenie zespołu,
- wdrożenie narzędzi IT, które wspomogą obsługę faktur.
WAPRO a KSeF – jak wygląda integracja?
Systemy Asseco WAPRO są przygotowane do współpracy z KSeF i umożliwiają płynne wprowadzanie i przesyłanie dokumentów:
- Wapro Businesslink – pośrednik między systemem WAPRO a KSeF, który automatycznie przesyła i odbiera faktury w formie ustrukturyzowanej.
- Wapro eBiuro – nowoczesne narzędzie do zarządzania księgowością online. Upraszcza wymianę dokumentów i kontakt z biurem rachunkowym.
- Wapro Mag, Fakir, Kaper – moduły handlowo-księgowe umożliwiające wprowadzenie faktur sprzedaży i ich przesył do KSeF poprzez integrację z Businesslink.
- Saldeo – narzędzie umożliwiające automatyczne pobieranie faktur od kontrahentów, weryfikację i przekazanie ich do systemów WAPRO oraz KSeF. To szczególnie przydatne dla biur rachunkowych, które chcą scentralizować i przyspieszyć obieg dokumentów.
Przykład w praktyce
Przedsiębiorca wprowadza fakturę sprzedaży w Wapro Mag → dokument automatycznie przesyłany jest do KSeF przez Businesslink → kontrahent może pobrać fakturę w swoim systemie → biuro rachunkowe odczytuje fakturę i księguje ją w Wapro Fakir lub innym module księgowym.
Jeśli biuro korzysta z Saldeo, faktury przychodzące od kontrahentów mogą być w prosty sposób pobrane, zweryfikowane i przekazane do systemu WAPRO oraz do KSeF — wszystko w jednym miejscu, dzięki czemu cały proces jest znacznie usprawniony.
Jak przygotować się na KSeF?
- Zaktualizuj systemy WAPRO – upewnij się, że masz wersje wspierające KSeF i integrację z Businesslink.
- Zdefiniuj procedury wewnętrzne – kto wprowadza faktury, kto je odbiera i jakie mają uprawnienia.
- Przeszkol pracowników – aby uniknąć błędów w pierwszych tygodniach obowiązkowego korzystania z KSeF.
- Przetestuj procesy w środowisku testowym KSeF – sprawdź, jak wygląda obieg faktury w praktyce.
- Rozważ wdrożenie eBiura lub Saldeo – szczególnie jeśli obsługujesz wielu klientów lub biuro rachunkowe zależy Ci na automatyzacji.
Podsumowanie
Od lutego i kwietnia 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy – najpierw dla dużych firm (1 lutego), a dwa miesiące później dla MŚP i mikrofirm (1 kwietnia). To nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na uproszczenie procesów księgowych i handlowych.
Dzięki integracji WAPRO z KSeF i wsparciu narzędzi takich jak Businesslink, eBiuro czy Saldeo, przedsiębiorcy i biura rachunkowe mogą praktycznie w pełni zautomatyzować obieg faktur – od wprowadzenia, przez przesył, aż po księgowanie. Przygotowanie się już teraz pozwoli uniknąć chaosu i wykorzystać KSeF jako realne usprawnienie codziennej pracy.
Co dalej?
W kolejnej części naszego cyklu pokażemy praktyczne scenariusze pracy z KSeF w różnych typach firm – od małych przedsiębiorstw, przez średnie, po biura rachunkowe. Podpowiemy, jak zoptymalizować obieg faktur, zminimalizować błędy i maksymalnie wykorzystać możliwości systemów WAPRO i narzędzi takich jak Saldeo.
Bądźcie z nami – w następnej odsłonie przejdziemy od teorii do konkretnych rozwiązań, które ułatwią codzienną pracę z KSeF.
